Ombudsmanden Solrød den 26. oktober 2020
Klage over håndteringen af dialogmøde afholdt af Solrød Kommune den 25. juni 2020, og forvaltningens udlægning af mødet i forbindelse med Byrådets sagsbehandling
Sagen er vigtig. Afholdelsen af og indholdet i dialogmødet den 25. juni 2020 tillægges stor vægt i sagsfremstillingen til Byrådsmødet den 5. oktober 2020, hvor forvaltningen indstiller til Byrådet at igangsætte lokalplanshøring med henblik på udvidelse af Solrød Biogas.
Jeg og andre borgere er modstandere af udvidelsen netop med baggrund i den måde, som udvidelsen bliver trukket ned over os på – det er ikke gennemsigtigt, det er ikke ordentligt.
Jeg oplever, at jeg som borger bliver misbrugt. Jeg bliver indkaldt til, og deltager i et møde, og 4 måneder senere kan jeg læse, at jeg har deltaget i et helt andet møde. Flere har undervejs søgt aktindsigt for at kunne varetage vores interesser i den demokratiske proces, men forvaltningen sikrer ikke åbenhed og gennemsigtighed.
Følgende fremgår af sagsfremstillingen til byrådsmødet:
”Sagsforberedende dialogmøde
I tråd med Byrådets praksis blev der den 25. juni 2020 afholdt et sagsforberedende dialogmøde mellem projektejeren, naboerne og andre interessenter. Sagsforberedende dialogmøder er et supplement til den efterfølgende lovpligtige høring af lokalplanforslag. De bruges inden udarbejdelsen af projektlokalplaner og giver naboer og en repræsentativ kreds af interessenter mulighed for at mødes og drøfte projektejers projektplan. Det giver samtidig administrationen mulighed for at møde repræsentative synspunkter på et meget tidligt tidspunkt i lokalplanprocessen og lade synspunkter indgå i det sagsforberedende arbejde med lokalplanforslaget. Kommenteret referat fra det sagsforberedende dialogmøde er vedlagt som bilag.”
Følgende fremgik af invitationen til dialogmødet:
”På mødet vil Bigadan A/S præsentere projektforslag for biogasanlægget, og du vil få lejlighed til at bidrage med input og bemærkninger. Til efteråret vil der blive afholdt en bred lovpligtig høring af det kommende lokalplanforslag, men vi mener, det er vigtigt med en tidlig dialog. Derfor inviteres du til dialogmøde i forbindelse med forundersøgelsen.”
Det var ikke klart for os som mødedeltagere, at vi var inviteret til et møde med henblik på at projektejeren kunne præsentere deres projekt og varetage deres interesser i forhold til sagsbehandlingen – det er projektejeren, der har lavet forslag til lokalplan. Dette er vel ikke i orden? Forvaltningen derimod, var påfaldende tavse under det meste af mødet. Det var ellers dem, der havde inviteret os.
Jeg og andre fremmødte spurgte på dialogmødet, om der ville blive taget referat. Forvaltningen forklarede, at det ikke var tilfældet.
Af det kommenterede referat fremgår det, Solrød Kommune oplyste på dialogmødet, at et kommenteret referat ville tilgå Byrådet i forbindelse med sagsbehandlingen. Dette er ikke korrekt – forvaltningen svarede de fremmødte som beskrevet ovenfor.
Jeg og andre har undervejs bedt om aktindsigt i referatet og fået oplyst, at der ikke forelå et referat.
Senest den 11. august 2020 oplyser forvaltningen telefonisk, at der ikke vil blive lavet et referat. Forvaltningen oplyser også, at der ikke foreligger oplysninger fra dialogmødet omfattet af notatpligten.
Jeg er derfor uforstående overfor, hvordan der til byrådssagen den 5. oktober 2020 kan foreligge et kommenteret referat af dialogmødet.
Det fremgår af aktindsigt, vi har modtaget, at forvaltningen dagen efter dialogmødet beder kommunens ansatte og projektejerens repræsentant EnviDan om at koordinere noter fra mødet. EnviDan fremsender deres referat til forvaltningen.
Referatet synes sammenfaldende med det kommenterede mødereferat, som fremgår af byrådssagen. Da forvaltningen har oplyst, at den ikke selv skrev referat eller notater med baggrund i dialogmødet, må det kommenterede mødereferat være et partsindlæg fra projektejer. Men tilblivelsen af det kommenterede mødereferat fremgår ikke af sagen. Er dette i orden?
Jeg mener, at forvaltningen fremstiller et falsk positivt billede af borgerinddragelsen i denne sag. Forholdene omkring dialogmødet var andet end det, der beskrives i byrådssagen.
Bl.a. fremgår det ikke af referatet, at alle de fremmødte borgere på dialogmødet var modstandere af udvidelsen.
Det fremgår f.eks. også af referatet, at der var 50 inviterede, men kun 11 fremmødte. Dette er ikke korrekt. Jeg henviser til forvaltningens egen mødeinvitation og invitationslisten. Forvaltningen inviterede 2 pr. husstand, og beder samtidigt om, at der kun deltager én fra hver husstand med baggrund i corona-forholdsregler. Dette fremgår ikke af referatet, i stedet fremstår det som om, at der kun var ubetydelig interesse for mødet og sagen, hvilket bestemt ikke er tilfældet.
Hvis I har spørgsmål eller brug for yderligere fra mig for at kunne behandle sagen, må I endelig sige til.
Med venlig hilsen
Ina Lindemark